Безусловно, практически в любом офисе должны быть открытые зоны для общения, повышающие частоту и эффективность взаимодействия сотрудников и увеличивающие вероятность создания инноваций. Однако подобные зоны создают визуальные и шумовые помехи в открытом пространстве, которые мешают сосредоточиться, а работа, требующая концентрации, является не менее важной, чем командная работа. Поэтому стоит разобраться, что именно влияет на концентрацию, как можно избежать ее потери, а также как грамотно сочетать открытые зоны с зонами для сфокусированной работы.
О проблеме шума и потере концентрации в open space известно всем, но, к сожалению, немногие всерьез занимаются этим вопросом. Возможно, из-за того, что звук нельзя увидеть, мы недооцениваем его значение. Например, если бы в офисе случилась протечка, пусть не очень серьезная, ответственный персонал моментально занялся бы ее устранением. «Утечки» звука могут наносить не меньший ущерб работе офиса, но мы почему-то легко игнорируем эту проблему, в отличие от промокшего ковра.
Согласно данным исследовательского центра Haworth, в среднем сотрудники теряют 28% рабочего времени из-за отвлекающих факторов в офисе. В результате им приходится начинать рабочий день раньше или оставаться допоздна, чтобы закончить все задачи, требующие тишины и концентрации. Эта проблема далеко не новая. Офисные работники зачастую нуждаются в местах, где можно уединиться и сосредоточиться, и, к сожалению, этот фактор меньше всего учитывается в открытых рабочих пространствах. По статистике, приведенной в исследовании, более половины всех сотрудников считают, что в их офисе сложно сконцентрироваться, из-за чего они теряют много времени.
Помимо визуального беспорядка и шумового загрязнения, с которыми сотрудники вынуждены сталкиваться в офисах с открытой планировкой, их засыпают такими отвлекающими факторами, как электронные письма, жужжащие смартфоны и всплывающие сообщения. Избыток информации от непрерывной мобильной и интернет связи «парализует» их, оставляя меньше времени, чтобы сосредоточиться на своей работе и нестандартном решении задач. Человеческий мозг работает так же, как и тысячу лет назад, но сейчас у нас есть все эти технологии, и наша биология не поспевает за их развитием. Перегруженность информацией быстро стала главным негативным трендом на рынке человеческого капитала.
Потеря концентрации
Работая над одной задачей, человек может сосредоточиться таким образом, что будет воспринимать только ту информацию, которую считает важной, игнорируя все остальное. Это удивительная способность человеческого мозга. Однако, когда возникают многочисленные отвлекающие факторы, внимание часто переключается с нужной задачи на менее важные вещи.
Офисное пространство open space © Haworth
Офисное пространство open space © Haworth
Офисное пространство open space © Haworth
Важно отметить, что отвлекающие факторы можно разбить на два типа: внутренние и внешние. И согласно приведенным в исследовании данным, сотрудникам требуется в среднем 23 минуты, чтобы вновь сосредоточиться и вернуться к выполнению прерванной работы из-за внешних отвлекающих факторов. Интересно, что при этом они фокусируются на как минимум двух других задачах, прежде чем вернуться к той, что они выполняли до этого.
Внутренние факторы – это, как правило, личные мысли или переживания, не касающиеся непосредственно работы, например, что поесть на обед или какие дела остались на вечер. Вернуться к работе, отвлекшись из-за внутренних факторов, как выяснилось, несколько сложнее, и на это уходит около 30-35 минут. Таким образом, мы тратим достаточно много когнитивных усилий на контролирование собственных отвлекающих мыслей. Поэтому так важно минимизировать эффект внешних факторов – ведь чем больше усилий нужно для борьбы с внешними факторами, тем чаще человек будет отвлекаться и тем больше времени будет тратиться впустую.
Чем больше мультизадачность, тем ниже эффективность
Человеческий мозг не способен обрабатывать информацию так, как компьютер, который может выполнять несколько процессов одновременно. Для людей больше свойственна последовательность действий. Когда мы пытаемся выполнить две или более задачи, нам часто кажется, что мы справляемся со всем разом. В реальности же, переключаясь между задачами, мы теряем много времени, и чем дольше они выполняются, тем больше мы теряем концентрацию и тем больше делаем ошибок. Многие даже называют мультизадачность еще одной формой отвлекающих факторов, поскольку при выполнении нескольких задач внимание рассеивается между ними.
Мобильные телефонные будки Framery предоставляют место с полной акустической изоляцией прямо в open space © Haworth
Например, у нас есть задача наполнить несколько стаканов из одной бутылки воды. Мы не можем заполнить их одновременно, поэтому мы либо наполняем их полностью по очереди, либо понемножку, раз за разом возвращаясь к незаполненным стаканам. В первом случае, очевидно, мы справимся быстрее и эффективнее, тогда как во втором случае процесс займет больше времени, при этом мы можем вылить больше воды мимо стаканов. И чем больше стаканов, тем дольше будет идти этот процесс, и тем больше воды мы прольем мимо.
Технологии могут особенно все осложнить при мультизадачной работе, поскольку со всеми отвлекающими факторами мы находимся в состоянии, когда сами готовимся к тому, чтобы нас отвлекли, и большинство людей просто не справляется с мультизадачностью как надо. Поэтому, сфокусировавшись на одной активности, мы работаем более продуктивно. Особенно в состоянии «потока».
Попасть в поток
«Поток» (flow) – концепция в психологии, которую разработал венгерский психолог Михай Чиксентмихайи в 1970х годах. Этот термин обозначает психическое состояние, в котором человек полностью вовлечен в определенную активность, мотивирован, полон энергии и часто теряет счет времени. Так он работает не только более продуктивно, но и более креативно.
Внешние отвлекающие факторы могут мешать сосредоточиться, но практически не влияют на тех, кто находится в состоянии «потока». Например, музыка в офисе может восприниматься одним как отвлекающий фактор, и быть практически не замеченной другим, хотя оба сосредоточены на одной задаче. Это может означать, что второй уже вошел в состояние «потока», тогда как другой только пытается это сделать, но ему мешают внешние факторы.
Офисное пространство open space © Haworth
С другой стороны, внешние стимулы не обязаны быть отвлекающими факторами, а, наоборот, могут быть полезными для выполнения работы. Иногда необходимо понимать и оценивать внешнюю обстановку и окружающую среду. Подобное ситуационное восприятие бывает полезно для определенной деятельности. Например, при вождении человек сосредоточен, при этом ему нужно оценивать различные ситуативные факторы: дорогу, светофор, других участников движения.
Продуктивная работа в офисе требует как ситуационного восприятия, так и вхождения в «потоковое» состояние. К сожалению, невозможно находиться одновременно в обоих состояниях, поэтому, с учетом текущих задач, обстоятельств и внутренних и внешних факторов, сотрудники должны переключаться между ними. А пространство в офисе должно поддерживать работу в каждом из этих состояний.
Дизайн пространства для работы в концентрации
Отвлекающие факторы никуда не исчезнут, но офисное пространство должно поддерживать работу в концентрации вместо того, чтобы создавать новые преграды для достижения «потокового» состояния.
Рабочие потребности сотрудников меняются в течение дня в зависимости от задачи. Например, сначала необходимо разобрать почту, сделать несколько звонков, затем подготовиться к встрече, обсудить задачи с коллегами, после подготовить коммерческое предложение. Только с комплексным подходом к дизайну можно создать пространство, которое подходит для всех перечисленных активностей.
Коллекция Openest позволяет создавать небольшие уединенные зоны прямо в open space, которые можно легко реконфигурировать при необходимости © Haworth
Этот комплексный подход к организации офисного пространства заключает в себе пять принципов: разнообразие, выбор, контроль, узнаваемость и пополнение сил.
Разнообразие. Не стоит выбирать между открытыми и приватными зонами, нужно предоставить сотрудникам и те, и другие, а также дать им возможность выбирать подходящее пространство для каждой задачи. Работа, требующая концентрации, может выполняться в любой зоне: кому-то комфортнее в open space под звуки офисного гула, а кому-то необходима полная тишина в уединенном месте. Главное, чтобы оба типа пространства были представлены в офисе.
Выбор. Доверьте сотрудникам право выбирать где, как и когда им выполнять свою работу. И они смогут сами найти те условия, в которых они будут максимально продуктивны.
Контроль. Дайте сотрудникам контроль над их рабочим местом. Если все решить за них, то велика вероятность ошибиться с их предпочтениями. Например, решив избавить сотрудников от шумовых помех и изолировав их от общих зон, компании могут значительно ухудшить взаимодействие коллег. Вместо этого стоит дать сотрудникам возможность регулировать уровень приватности на своем рабочем месте, частоту взаимодействия с коллегами, а также набор аксессуаров, уровень света, температуру и т.д. Само осознание того, что они могут контролировать свое рабочее пространство, может перекрыть некоторые негативные последствия отвлекающих факторов.
Узнаваемость. Попасть из точки А в точку B, затем в точку С должно быть легко. Понятные и простые планировки позволяют людям быстрее ориентироваться в пространстве и избегать неловких ситуаций и потери времени. По-настоящему понятная планировка позволяет сотруднику мысленно представить карту офиса, находить в нем коллег и интуитивно понимать предназначение каждой зоны. Когда вы четко разграничиваете функциональные зоны, вы не перегружаете когнитивные процессы сотрудников ненужными мыслями, и они сразу готовы направить свою энергию на выполнение задач вместо того, чтобы пытаться сориентироваться в пространстве.
Пополнение сил. Выделите сотрудникам время и место для перерывов. Когда мы долго концентрируемся на работе, расходуется много энергии, и организм быстрее устает. Наш мозг делает действительно удивительные вещи, позволяя нам концентрироваться на чем-то в течение длительного времени, не обращая внимания на отвлекающие факторы. Поэтому «перезарядка» после такой активности просто необходима. Одним из вариантов пополнения энергии является возможность полюбоваться видом из окна, ненадолго оторвавшись от работы, и любая компания должна обеспечить такую возможность. Также можно делать небольшие паузы в течение дня, чтобы перекусить или пообщаться с коллегами в неформальных зонах. Один или два более длительных перерыва, таких, как посещение тренажерного зала или прогулка вне офиса, могут дать необходимый заряд энергии для более длительной рабочей сессии. Важно предоставить сотрудникам подобные варианты, чтобы они всегда были полны сил для работы в концентрации.
Офисное пространство open space © Haworth
Офисное пространство open space © Haworth
Проблема концентрации в российских офисах
Денис Черничкин, Директор Haworth Business Interiors, дал свои комментарии относительно данного исследования и соотнес их с российскими реалиями.
«Проблема с концентрацией в открытых пространствах в России не менее актуальна, чем на Западе. Я бы даже сказал, что вопрос стоит еще более остро. Дело в том, что, например, американские компании в большинстве своем достаточно аккуратно переходят к open space, и применяют его только для конкретных подразделений или зон. В российских же офисах этот переход стал более резким и прямолинейным, без учета специфики деятельности сотрудников и их рабочих стилей. Более того, зачастую в многочисленных рядах однообразных «бенчей» практически отсутствуют какие бы то ни было разграничения или акустические преграды. Отчего шум и другие отвлекающие факторы достигают критического уровня. Это подтверждается нашими исследованиями Ideation в российских офисах, в результате которых мы получаем постоянное подтверждение, что почти в каждой компании основной жалобой сотрудников является отсутствие приватности и невозможность сосредоточиться.
Для того чтобы сотрудники могли сфокусироваться на своих задачах, рабочее пространство должно предоставлять четко разделенные зоны для коллективной, индивидуальной и сфокусированной работы. Эти зоны должны не конкурировать, а дополнять друг друга. Большее разнообразие и доступность того или иного пространства дает возможность сотрудникам использовать максимально подходящую среду под текущую задачу и позволяет не отвлекать соседей, а так же разряжает скучную монотонность повторяющихся рядов open space, улучшая акустический комфорт.
И конечно, крайне важно проводить обучение сотрудников касательно правильного использования пространства. Необходимо вовлекать людей в процесс изменений с самого начала, поскольку гораздо проще реализовывать идеи, полученные через общение с коллегами, а не навязывать чужие. Компаниям нужно подкреплять новое поведение через четко выраженную стратегию изменений, коммуникации и обучение. В таком случае они не встретят сопротивления со стороны сотрудников, и эффективность нововведений будет максимально высокой».
По материалам исследования компании Haworth
